Ini Terobosan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Kupang Tingkatkan Mutu Pelayanan di Masa Pandemi

KUPANG, TOP News NTT■■ Apa kabar Dinas Perpustakaan dan Kearsipan kota Kupang selama pandemi (Maret – Oktober 2020) di tangan kreatif kadis Edjben Doeka?

Di tengah pandemi, re-cofusing anggaran, banyak kegiatan ditunda sampai batas waktu yang tidak bisa diprediksi, apa yang dilakukan oleh Dinas yang membawahi dua bidang yang nampaknya saling berhubungan : karena arsip dan perpustakaan memiliki jiwa yang sama, yaitu penyimpanan, pengelolaan, klasifikasi dan penyaluran atau penyajian bahan informasi kepada instansi, lembaga, dinas, dunia pendidikan, dan masyarakat luas yang membutuhkannya. Selain itu baik Kearsipan dan Perpustakaan adalah bagian yang amat penting karena menyimpan dan mengelola berbagai jenis arsip dan bahan informasi terkait sejarah bangsa, sejarah pemimpin bangsa, sejarah proses pembangunan yang dan berbagai dokumen berharga menyangkut sejarah berdiri dan berjalannya bangsa ini.

Untuk mengetahui apa saja yang dilakukan Dinas yang membawahi dua tugas penting ini, media ini menyambangi Dinas yang sudah memiliki gedung sendiri di bilangan jalan  Jl. R. W. Monginsidi No.3, Pasir Panjang, Kec. Kota Lama, Kota Kupang, Nusa Tenggara Timur berlantai 3 dan megah pada Kamis, 1 Oktober 2020.

Kepada media, Edjben Doeka menjelaskan bahwa dalam masa pandemi dan akibat re-cofusing anggaran dan demi membantu mengurangi dampak penyebaran covid 19, Dinas Kearsipan dan Perpustakaan juga melakukan pengurangan beberapa kegiatan yang melibatkan banyak orang seperti sosialisasi, pelatihan, kampanye literasi dan perjalanan Dinas. Secara internal di tingkat Kota Kupang dan nasional rapat internal masih dilakukan namun hanya secara vvirtual lewat zoom.

Pelayanan perpustakaan  masih tetap dilakukan dengan menerapkan protab kesehatan  yang ketat. Seperti yang sudah berjalan dan masih akan berjalan sampai akhir tahun 2020 ini, misalnya melayani permintaan Lembaga Kemasyarakatan Anak untuk sharing kegiatan pelayananan perpustakaan dengan mengirimkan mobil, buku dan petugas perpustakaan dalam jumlah terbatas.
“Buku yang kami kirim tentu disesuaikan dengan kebutuhan lembaga dan menjalankan layanan kegiatan perpustakaan. Jumlah buku, petugas dan anak yang terlibat dibatasi. Dan selama 2020 sejak awal tahun sampai Oktober ini sudah 7 kali kami lakukan di beberapa titik seperti di  sekolah, gereja, masyarakat dan LP.” Jelas Edjben lugas.

Diakui Edjben yang sebelumnya memimpin Dinas Pemuda dan Olah Raga dan  Dinas Koperasi Kota Kupang ini bahwa karena pandemi dan adanya re-cofusing anggaran, memang target Dinas ada bergeser dan lebih sederhana.
“Walau target Dinas bergeser dengan pengurangan banyak kegiatan, namun upaya yang harus dan telah kami lakukan intinya memberi pengertian kepada masyarakat kota Kupang intinya bahwa membaca adalah sebuah kebutuhan yang berguna karena memberi banyak informasi berguna bagi setiap pribadi. Minimal kita peroleh informasi baru yang akan berguna dalam situasi seperti ini.” Tandasnya tentang tujuan utama program kerja Dinas Kearsipan dan Perpustakaan.

Edjben mengungkapkan bahwa Dinas sudah merancangkan mengubah sistem pelayanan informasi baik kearsipan maupun perpustakaan  secara digital.
“Pada 2020/2021, Dinas Kearsipan dan Perpustakaan akan menggunakan layanan digital.  Untuk perpustakaan menggunakan Aplikasi e-book, peralatannya sudah ada,  kita tinggal pengadaan dan tinggal peningkatan kualitas dan kapasitas sdm personel. Sedangkan untuk kearsipan elektronik aplikasi sudah kita dapat, tinggal kita persiapkan sdm dengan baik. Kita akan conect dengan seluruh komponen kearsipan di daerah. Dan itu lebih efektif dan efisien. Kita ubah ke sisyem.layanan digital karena belajar dari testimoni usai  kebakaran gudang arsip di Kejagung bahwa ada pernyataan bahwa arsip file aman karena sudah digital.” Jelasnya bersemangat.

Kota Kupangpun, ungkap Edjben  sedang menuju kepada sistem layanan  kearsipan  elektronil dan e-perpustakaan.
“Kita sudah siap, walau masih dalam tahap awal mempersiapkan ke akses itu, karena masih siapkan sejumlah perangkat. Andai normal maka bisa di launching tahun 2020 tapi karena pandemi terjadi re-cofusing anggaran untuk penanganan covid, sehingga kami  akan usulkan ulang dalam anggaran murni TA 2020/2021 (untuk e-book). Perangkat sudah ada dan sdm sedang dipersiapkan.” Ujarnya.

“Sedangkan untuk kearsipan elektronik peralatan sedang dipersiapkan, tinggal sdm dilatih, hal-hal lain yang berkaitan dengan penerapan sedang dipersiapkan dan siap dijalankan.  Memang bantuan msih lebih banyak dari anggaran pusat dan banyak juga bantuan luar. Sedangkan dari APBD 2 kota Kupang sedang diusulkan. Untuk e-book akan butuh  anggaran sekitar Rp220 juta. Kita tidak usulkan dianggaran perubahan, tapi anggaran murni 2020/2021.  Karena re-ecofusing kita diberi anggaran Rp400 M lebih dianggaran murni 2019/2020, dan pada anggaran perubahan kita dapat Rp100 M.” Jelasnya lebih lanjut.

Untuk menerapkan layaan e-book, aku Edjben,  memang  butuh anggaran sekitar Rp220 juta, dan  dalam penyiapan hasil  telaan staf, walikota minta dirasionalisasi dan hilangkan item-item yang tidak penting, dan  akan diusulkan kembali pada anggaran murni 2020/2021, sedangkan untuk kearsipan elektronik butuh anggaran Rp200 juta.
“Dengan anggaran besar maupun kecil kita  akan tetap jalankan pelayanan, yang penting kita berproses tidak boleh stag. Kita harus bergerak walau sedikit, tetap harus bergerak. Dan kita akan konsisten pada perencanaan kita. Karena perencanaan kita adalah manisfestasi dari perencanaan lima tahunan yang harus dipenuhi setiap tahun sedikit-sedikit. Kalau misal tidak terpenuhi pun intinya kita terus bergerak melakukannya.” Tandas Edjben berkomitmen.

Tahun 2020, jelas Edjben lebih lanjut, “Dari jatah anggaran murni 2019/2020 sebesar   Rp4 miliar lebih kami gunakan untuk belanja langsung dan belanja pegawai yang langsung dirasakan pegawai seperti kesra Rp800.000, dan sudah  terserap sebesar Rp900 juta, dipotong  re-cofusing sebesar Rp400 juta, sisa anggaran sebesar Rp400-500 juta. Perjalanan dinas luar daerah yang Rp80 juta kita hilangkan sisa satu saja karena waktunya tidak pas saat ini. Karena tidak efektif malah bawa dampak terpapar secara kesehatan akibat Covid-19.” Jelasnya.

Diakuinya Edjben walau perjalanan dinas ada impactnya bagi kota Kupang, seperti pendekatan-pendekatan intens sehingga  kita dapat peralatan untuk e-book dan kearsipan elektronik juga  merupakan hasil pendekatan  akibat adanya perjalanan dinas ke Kementerian.
“Artinya karena adanya perjalanan dinas, maka terjadi komunikasi yang intens antara pemkot Kupang dalam hal ini dinas, maka kita bisa dapat peralatan e-book dan e-kearsipan, artinya perjalanaan dinas  ada juga dampak positifnya,  namun jika dilakukan di masa pandemi maka akann lebih besar dampak terpaparnya,  maka kami putuskan mengurangi hingga sisa satu kali saja.” Paparnya tentang kebijakan keuangan di masa pandemi.

Yang saat ini selalu dilakukan adalah mempersiapkan diri dengan perbanyak informasi  tentang  bagaimana pelaksanaan kearsipan dan perpustakaan di daerah lain yang sudah maju dari NTT untuk diadopsi di Kota Kupang.

Untuk peningkatan sdm staf, Dinas sudah mengirim  tenaga fungsional kearsipan dan perpustakaan masing-masing 2 orang ke Luar NTT.
“Dan  masih akan  dipersiapkan lagi, tapi karena covid akan dilakukan secara  online.” Ujarnya.

Edjben menilai, justeru dalam masa pandemi, animo siswa dan masyarakat mengakses mobil dan buku perpustakaan keliling masih tinggi, terbukti dari hasil layanan silang dengan mobil perpustakaan, dari banyak buku yang dibaca dan dipinjam, serta permintaan pelayanan mobil perpustakaan keliling.
“Artinya karena pembatasan kemana-mana bahkan ke sekolah, justeru siswa dan masyarakat makin rindu membaca. Jika e-book sudah berjalan, maka kerinduan itu akan terpenuhi.” Tandas Edjben serius.

“Semua proses pelayanan dilaksanakan dalam protab kesehatan. Untuk memastikan masyarakat aman dari virus apapun terutama Covid maka Dinas ingin kembangkan e-book.” Jaminnya.

Dukungan pihak swasta, ujar Edjben  cukup tinggai untuk mendukung perpustakaan.
“Tapi yang kurang adalah informasi tentang kebutuhan, karena akses yang  terbatas membuat tidak sampai kepada mereka. Makannya kita juga sering komunikasi dengan berbagai pemimpin lembaga untuk untuk bagaimana kontribusi mereka dalam turut mendukung bangun budaya baca sejak usia dini. Dalam waktu dekat, kami akan kerja sama dengan  BI NTT untuk kampanyekan literasi digital termsuk dengan perputakaan provinsi NTT, penilaian.” Imbuhnya.

“Saya selalu bilang seluruh staf keterbatasan yang kita alami dalam konteks organisasi  harus buat kita makin semangat dalam bekerja. Energi positif harus dikeluarkan untuk majukan perpustakaan di Kota Kupang. Dengan e-book maka siswa akan lebih save dalam mengakses informasi dengan dampak minim, dibanding jika mereka kena dampak. Dengan e-kearsipan, masyarajat dan dinas instansi akan lebih easy and save peroleh data.” Jelasnya.

“Seharusnya pemerintah juga mengalihkan anggaran covid untuk mempersiapkan semua kebutuhan e-book. Penanganan covid tidak bisa dilihat dari satu dinas, tapi kontribusi datang dari semua dinas.” Imbuhnya berpendapat.

“Dalam kondisi seperti ini memang kita perlu merubah perspekrif terhadap pembangunan di berbagai aspek, sekecil apapun itu. Sedikit saja kontribusi akan beri kontribusi dan dampak positif. Pembangunan nomor satu adalah kualitas sdm, jika sdm berkualitas maka akan muncul pikiran positif. Peran perpustakaan adalah mendukung peningkatan sdm manusianya.” Jelasnya.

Saat ini, siswa bisa akses ke e-perpusnas, masuk dan jadi anggota agar bisa akses semua buku sesuai kebutuhan kurikulum di sekolah. Semoga kedepannya yperpustakaan Provinsi NTT dan kota Kupang bisa membuat e-perpustakaan.” Harapnya.
“Orientasi kerja harus diubah bukan karena uang tapi karena pelayanan.Harapan kami adalah dukungan media dalam  membangun dengan dukungan konstruktif sejalan dengan dinas ini.” Harapnya.

Kepada pemerintah pusat, NTT, dan kota Kulang, Edjben berharap agar bisa makin mendukung, karena dinas adalah bagian kecil dari pemerintah, maka dukungan bersama harus makin ditingkatkan.
“Pembangunan multi dimensi namun sdm elemen utama penentu.” Jelasnya.

Saat ini di perpustakaan kota Kupang hanya tersedia 3 mobil perpustakaan keliling untuk melayani 6 kecamatan, belum lagi melayani sekolah, gereja, lembaga-lembaga lainnya.
“Untuk jumlah penduduk kota Kupang saat ini yang sudah bertambah menjadi 700 lebih, 24 ribu koleksi buku yang ada di perpustakaan kota Kupang tidak mencukupi harusnya ada 75 ribu lebih koleksi buku. Untuk mobil layanana perpustakaan keliling, idealnya 6 mobil untuk 6 kecamatan, jadi 1 mobil melayani 1 kecamatan.” Harapnya.

Saat ini setiap kelurahan sudah ada perpustakaan kelurahan atau pojok baca,  namun diakui Edjben belum memenuhi standar minimal sebuah perpustakaan ideal, baik ruangan, koleksi buku dan tenaga pengelola perpustakaannya.
“Di kota Kupang saja saat ini sudah ada 200 pojok baca.” Ungkapnya.

Program silang layang buku juga  sedang dilakukan oleh perpustakaan kota Kupang dengan berbagai lembaga untuk mendorong agar 200 judul buku setiap 3 bulan yang nanti akan dipindahkan dari satu lembaga ke lembaga lainnya di wilayah Kota Kupang.
“Sumber buku pengadaan buku masih adalah bantuan rutin dari pemda, pempus dan pemkot. Kita sedang desain ruang baca bagi warga kota Kupang. Saat ini kami punya  2000 judul buku sumbangan perpustakaan pusat setiap tahunnya bagi perpustakaan kota Kupang.” Jelasnya.■■juli br

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *