Dinas Kearsipan & Perpustakaan Kota Kupang Gelar Sosialisasi Perka ANRI No.7/2017

Kota, Top News NTT, ■■ Dinas Kearsipan & Perpustakaan  Kota Kupang menggelar sosialisasi dan penyuluhan Perka ANRI no.7/2017 bagi staf pengelola Kearsipan ddari 25 OPD 15 sekretaris OPD  lingkup Pemerintahan Kota Kupang  pada Kamis, 27/6/2019 di Aula Hotel Ima Kupang.

Emy Luan (Kasie pembinaan PD) Dinas Kearsipan  dan Perpustakaan Kota Kupang sebagai ketua panitia kegiatan menjelaskan  bahwa tujuan pelatihan ini adalah dalam rangka meningkatkan kemampuan Pengelola Kearsipan dan sekretaris OPD pada tata kelola kearsipan  pada  setiap OPD,  agar makin baik dan bisa melakukan penanganan kearsipan yang lebih berkualitas, sesuai standar kearsioan Nasional (Perka ANRI no.7/2017).

Ketua Panitia Sosialisasi Perka ANRI 2/2014 Eny Luan (Kasie  Pembinaan PD pada Dinas Kearsipan & Perpustakaan Kota Kupang) dan Arsiparis Maria Ero

Sasarannya agar tercapai tata kelola kearsipan yang lebih sistematis dan efisien yang berpedoman kepada standar peraturan kearsipan secara nasional. Terutama di bidang SDM atau tenaga kearsipan. “Saat ini kearsipan baru punya 2 tenaga kearsipan. Seharusnya setiap OPD memiliki 5 tenaga fungsional kearsipan.” Ujarnya Maria Ero tenaga fungsional (arsiparis) Dinas Kearsipan Kota Kupang.

Selain SDM, maka sarpras pendukung yang memenuhi standar juga sangat butuh pembenahan. Seperti ruangan, lemari arsip dan sarpras pendukung lainnya seperti Lemari Arsip dan Filling Cabinet.

Dan lain yang dibutuhkan adalah sistem penanganan kearsipan sendiri. Saat ini sistem secara nasional sudah ada, namun masih belum dilaksanakan dengan baik karena masih kurangnya SDM pengelola kearsipan serta  gedung dan sarpras pendukung lain. “Sesuai standar ANRI sebuah OPD harus tersedia  ruangan khusus bagi penyimpanan arsip yang sudah retensi di setiap OPD untuk diteruskan ke Dinas kearsipan.” Ujar Maria.

Kelemahan lain adalah masalah kontribusi anggaran untuk mendukung program kerja tersebut.

Pemateri antara lain adalah Edjbens Doeka Kadis Kearsipan dan Perpustakaan Kota Kupang dengan materi “Kebijakan Pemkot”, Kabid Pembinaan Hendrik Lili  dan  kabid pengelolaan arsip Nia Dillak.

Edjbens Doeka dalam penjelasan saat wawancara khusus bersama media di ruang kerjanya Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Kupang di kelurahan Fatululi Kupang, menyatakan bahwa sosialisasi ini bertujuan memberi pemahaman yang baik tentang Perka ANRI no.7/2017 tentang penataan kearsipan yang berstandar nasional.

“Tujuannya agar tercipta pemahaman yang sinergis tentang penataan arsip dengan tata kelola sesuai standar penataan nasioanal. Karena kita akui di kota Kupang kita masih sangat kekurangan gedung, sarpras, dan SDM pendukung. Bayangkan kita baru punya tenaga arsiparis yang sesuai standar hanya ada 2. Sedangkan di Dinas kita seharusnya butuh 5 tenaga arsiparis khusus. Dan normatifnya, disetiap OPD sampai tingkat kecamatan dan kelurahan harus punya dua tenaga arsiparis.” Tandas Edjbens yang sebelumnya adalah Kadis Pemuda dan Olah Raga Kota Kupang.

Kendalanya  antara lain mutasi yang terlalu cepat terhadap tenaga fungsional dari satu OPD ke OPD lain sehingga pemerintah harus terus melatih tenaga baru dari awal. Sehingga ke depan Edjbens berharap pemerintah memberi kesempatan bagi tenaga fungsional untuk lebih lama berada pada suatu posisi sehingga penerapan ilmu sesuai tugas pekerjaan bisa lebih efektif. Jika waktu yang singkat, maka datang lai tenaga baru dan akan dilatih dan disosialisasikan lagi.

Ilmu kearsipan, menurut Edjbens harus terus digali dan dipelajari karena akan ada perkembangan lagi sesuai kebutuhan.

Ia berharap dengan sosialisasi ini, terwujud tata kelola kearsipan yang sistematis dan terstruktur di setiap OPD yang nantinya akan di serahkan ke Dinas Kearsipan & Perpusatakaan Kota Kupang untuk dikelola dan disimpan dan menjadi arsip daerah.

Edjbens juga berharap agar para tenaga fungsional kearsipan dapat memberi pelayanan tata kelola perpustakaan sesuai standart nasional, sehingga tercipta penyajian arsip yang sistematis dan terprogram secara komputerisasi.

Bahkan Edjbens ungkapkan dirinya dan seluruh jajaran di Dinas Kearsipan ini sudah programkan untuk menerapkan sistem kearsipan terprogram secara digital bahkan dari semua OPD yang konek ke Dinas Kearsipan dengan beberapa OPD lain yang bersinergis.

Aktivis KNPI dan berbagai organisasi kemahasiswaan diera perkuliahan ini ungkapkan sangat nyaman berada di unit kerjanya sekarang, dan bahkan bangga karena mengurus arsip sebuah kota Provinsi. “Ini sebuah kebanggaan bukan tempat buangan. Saya sangat menikmatinya dan akan membuat yang terbaik bagi pengelolaan arsip kota ini dengan membenahi sarpras dan terutama sdm pengelolanya. Dengan anggaran yang ada akan dimaksimalkan sebaik mungkin demi sebuah out put yang terbaik.” Tandas Edjbens berkomitmen.

Dalam sosialisasi selama dua hari (27-28/6/2019) ini, selain penyajian materi kepada  peserta dari para pemateri,  akan mempraktekkan bagaimana cara pengelolaan administrasi kearsipan yang sesuai standar nasional.■■juli br

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *